Administratief medewerker Cultuur

Functie

Voor Gemeente Zulte zijn we op zoek naar een Administratief medewerker Cultuur (m/v/x):

Instaan voor de uitleendienst aan de gemeentelijke verenigingen

Ter ondersteuning van het verenigingsleven ontleent gemeente Zulte een aantal materialen zoals podiumelementen, nadar, tribune, kiosk en vuurkorven, tentoonstellingsmateriaal, stoelen en tafels, elektronisch materiaal, glazen en herbruikbare bekers, enz.

• Beantwoordt telefoons en is verantwoordelijk voor het opstellen en beantwoorden van brieven en e-mails aan de gemeentelijke verenigingen.
• Houdt de reservaties en de planning van het ontleende materiaal bij in een softwaresysteem (tenten, kiosk en tribune, glazen,...).
• Geeft de vervoersopdrachten door aan de technische uitvoerdienst via een softwaresysteem.
• Int waarborgen bij afhaling van bepaald materiaal en registreert die in een softwaresysteem. Communiceert daarover met de financiële dienst.
• Verzorgt de dienst voor het afhalen van materiaal (glazen en bekers, elektronisch materiaal en projectiescherm, kook- en speelmateriaal, tenten, voetbaldoelen,...).
• Kijkt na ontlening het materiaal na en zorgt dat alles weer klaar is voor een volgende ontlening.
• Int de schadevergoeding bij verlies of breuk, registreert dit en rekent af met de financiële dienst.
• Beheert de kassa voor geringe daguitgaven.

Instaan voor de organisatie van de catering en bediening van gemeentelijke evenementen en recepties

• Beantwoordt telefoons en stelt brieven en e-mails op (naar gemeentepersoneel en derden).
• Communiceert met poetspersoneel en eventueel medewerkers technische uitvoerdienst over de zaalopstelling: inrichting zaal en tafelschikking.
• Is verantwoordelijk voor het aanschrijven en/of aanspreken van gemeentepersoneel voor de bediening op de recepties en bepaalt hun specifieke taken.
• Koopt dranken en versnaperingen aan, koffie, hapjes, en dergelijke meer.
• Koopt decoratiemateriaal aan (servetten, tafelpapier,...).
• Houdt de inventaris bij van dranken voor huwelijken en gemeentelijke recepties.
• Communiceert met technische uitvoerdienst over het vervoer van het materiaal in geval de receptie niet doorgaat in het gemeentehuis zelf, via een softwarepakket.

Afhandelen van aanvragen voor vieringen en/of recepties van jubilarissen

• Beantwoordt de brieven en e-mails.
• Staat in voor voorbereiding van beperkte dossiers voor de zittingen van het college van burgemeester en schepenen.
• Handelt de aanvragen af en staat in voor de praktische organisatie van de vieringen en/of recepties.
• Brengt de deskundige communicatie en digitalisering op de hoogte van het aantal aanwezigen en laat de pers verwittigen.

Aankopen van dranken en versnaperingen voor gemeentehuis en versnaperingen voor verbruik in gemeentelijke zalen

• Houdt voorraad van water, koffie, soepen voor dagelijks verbruik in gemeentehuis en gemeentelijke loods bij.
• Plaatst tijdig een bestelling bij de diverse leveranciers.
• Plaatst bestelling van versnaperingen voor gemeentelijke zalen na afspraak met zaalverantwoordelijke.

Ondersteuning van de diverse vrijetijdsdiensten

• Verwijst bezoekers door naar de juiste dienst.
• Bemant de onthaalbalie bij afwezigheid van de onthaalmedewerker.
• Verzorgt de dienstpermanentie (o.a. boeken van zalen, maken van afspraken) bij afwezigheid van de collega’s.
• Ondersteunt de vrijetijdsdiensten op administratief vlak.

Jouw profiel

• Je bent het bezit van een hoger secundair onderwijs diploma.
• Je bent een kei in plannen en organiseren en je hebt hier aantoonbare ervaring mee.
• Je bent administratief onderlegd en je werkt nauwkeurig.
• Naast communicatief, ben je ook klantgericht.

• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Kopieerwerk verrichten
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies

Aanbod

Gemeente Zulte.

Zwangerschapsvervanging vanaf midden juni tot midden november 2024 (contracten via interim).

Verloning op C niveau waarbij relevante ervaring mee genomen kan worden in de loonberekening.

Plaats tewerkstelling: Centrumstraat 8 in Zulte.

Deeltijds contract van 19u/week. Tewerkstelling op maandag en vrijdag is een must, de rest van de werkuren te bespreken in onderling overleg.